Cómo controlar materiales e impuesto de venta por trabajo

La mano de obra es fácil de asignar: la cuadrilla estuvo en esa obra, esas horas. Los materiales son más difíciles. Una vuelta a la tienda de materiales trae madera para un trabajo, conexiones para otro y algunas cosas para la camioneta, y todo llega en un solo recibo con una sola línea de impuesto al final. Si ese recibo va a un solo trabajo, o a una caja de zapatos, el costo de cada trabajo queda un poco mal.

1. Asigna cada línea al trabajo para el que era

La unidad no es el recibo; es la línea. La madera y los soportes eran para la terraza, las conexiones de PVC para el baño. Anota el trabajo junto a cada línea el mismo día que compras, mientras todavía te acuerdas. Un recibo con tres trabajos se convierte en tres costos, uno por trabajo.

2. Pon el impuesto de venta en el costo del trabajo

Si pagas impuesto de venta al comprar materiales, ese impuesto es parte de lo que te cuestan. Si lo dejas fuera, cada trabajo parece más rentable de lo que fue, y en un año de compras la diferencia se acumula. La forma justa de repartirlo es en proporción: cada trabajo lleva la parte del impuesto que sus líneas con impuesto representan del subtotal.

Un ejemplo. Un recibo de la tienda de materiales: madera y soportes para la terraza Henderson, $488.40 después de un descuento inmediato de $10.00; un juego de brocas para el taller, $49.99; conexiones de PVC para el baño Alvarez, $37.61. Subtotal $576.00, impuesto de venta $40.32, total $616.32.

1. Terraza Henderson: $488.40 de $576.00, así que $34.19 del impuesto. Costo del trabajo $522.59.
2. Taller (General / Gastos generales): $49.99 de $576.00, así que $3.50 del impuesto. Costo $53.49.
3. Baño Alvarez: $37.61 de $576.00, así que $2.63 del impuesto. Costo del trabajo $40.24.
4. Comprobación: $34.19 + $3.50 + $2.63 = $40.32, y $522.59 + $53.49 + $40.24 = $616.32. Las partes tienen que sumar el recibo, al centavo.

3. Un descuento pertenece a su artículo

Los descuentos inmediatos, cupones y descuentos por volumen aparecen como líneas negativas. Resta cada uno del artículo al que corresponde antes de repartir el impuesto, no del recibo entero. En el ejemplo, el descuento de $10.00 era de los soportes, así que baja el costo de la terraza Henderson y de nadie más.

4. Lo del taller no es costo de un trabajo

Brocas, discos, una caja de tornillos para la camioneta: no todas las líneas son para un trabajo. Dale a esas líneas un solo lugar, una cuenta de gastos generales o de taller, en vez de dejarlas en el trabajo que estaba abierto. Tus costos de obra quedan reales y ves cuánto te cuesta el taller cada mes.

5. Una rutina que funciona

• Registra el recibo el mismo día, antes de que se borre o pase por la lavadora.
• Marca el trabajo de cada línea y manda lo del taller a gastos generales.
• Comprueba que lo que registraste suma el total del recibo, con impuesto.
• Guarda el recibo en papel, o tu propia foto, si puedes necesitar el original más adelante.
• Una vez al mes, compara el costo de materiales de cada trabajo abierto con lo que presupuestaste.